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家族が亡くなったと知らせを受けて、まず会社にどう連絡すればいいのか手が止まっている方も多いはずです。
心からお悔やみ申し上げます。
結論から言うと、身内の不幸の会社への連絡は、最初は「不幸があったので休みます」と直属の上司に伝えるだけで大丈夫です。
日程や忌引きの手続きは、葬儀の予定が決まってから改めて連絡すれば間に合います。
この記事では、会社への連絡を3回に分けて、それぞれ伝えることと例文を紹介していきますね。
身内の不幸を会社へ連絡する時、最初にすることは？
最初の連絡は、直属の上司に「身内に不幸があったので休みたい」と伝えるだけで十分です。
人事や同僚への連絡は、そのあとで構いません。
『誰に、何から言えばいいの？』と頭が真っ白になりますよね。
全日本葬祭業協同組合連合会（全葬連）は、会社関係への連絡は社内の決まりに従い、一般的には上司や人事担当者を通して伝えるのがよいと説明しています。
つまり、自分で職場の全員に知らせて回る必要はないんです。
| 連絡する相手 | 伝えること | タイミング |
|---|---|---|
| 直属の上司 | 不幸があったこと・休む日 | 分かったらすぐ |
| 人事・総務 | 忌引きの申請・慶弔の手続き | 日程が決まってから |
| 同じチームの同僚 | 仕事の引き継ぎ | 上司と相談してから |
| 取引先 | 予定の変更・代わりの担当 | 上司と相談してから |
連絡する前に、就業規則を開いてみる
連絡の前に余裕があれば、会社の就業規則や社内ポータルで「慶弔休暇」「忌引」の項目を見ておきましょう。
誰が亡くなった時に何日休めるか、申請の方法はどうするかが書かれていることが多いです。
見る時間がなければ、上司に「忌引きの手続きはどうすればいいですか」と聞けば大丈夫です。
上司が休みや出張で連絡がつかない時
直属の上司が休暇中や出張中で、なかなか連絡がつかないこともありますよね。
そんな時は、その上の上司や、チームのリーダーなど代わりに判断できる人に第一報を入れましょう。
上司にはメールやチャットで同じ内容を送っておき、「〇〇さんにもお伝えしています」と添えておくと、話の行き違いが起きません。
パートやアルバイトでも連絡の仕方は同じ
パートやアルバイトの方も、身内の不幸の職場への連絡の流れは同じです。
シフトで働いている場合は、店長やシフトを組んでいる人に「〇日と〇日のシフトに入れなくなりました」と、休む日をはっきり伝えましょう。
代わりの人を探す時間が必要になるので、分かった時点で早めに連絡しておくと職場も助かります。
派遣で働いている方は、派遣先より先に派遣会社の担当者へ連絡するのが一般的です。
職場への連絡が遅れても大丈夫？
夜中に亡くなった時や、知らせを受けたのが週末の時は、すぐに連絡できないこともあります。
始業前や翌営業日の朝に連絡すれば、遅すぎることはありません。
夜中や休日の連絡の仕方は急な身内の不幸｜当日・土日・夜中の職場への連絡で詳しく書いています。
会社への連絡は「3回」に分けると迷わない
身内の不幸の職場への連絡は、第一報・詳細の連絡・復帰のあいさつの3回に分けると、そのつど伝えることが少なくてすみます。
最初の電話で、日程も手続きも全部伝えようとすると、話がまとまらなくなりがちです。
実際には、亡くなった直後は葬儀の日程もまだ決まっていないことがほとんどですよね。
なので、会社への連絡は次の3回に分けて考えてみてください。
- 第一報：不幸があったことと、休むことを伝える
- 詳細の連絡：葬儀の日程・休む期間・忌引きの申請を伝える
- 復帰のあいさつ：お礼と、休んでいた間の仕事の確認をする
3回それぞれで伝える項目
それぞれの連絡で伝えることを、チェックリストにまとめました。
| 回 | いつ | 伝える項目 | 手段の目安 |
|---|---|---|---|
| 第一報 | 知らせを受けたらすぐ | 誰が亡くなったか・今日から休むこと・急ぎの仕事 | 電話（つながらなければメールやチャットも） |
| 詳細の連絡 | 葬儀の日程が決まったら | 通夜と葬儀の日時・場所・形式、休む期間、香典や参列の辞退 | 電話かメール |
| 復帰のあいさつ | 出社した日 | お礼・休み中の仕事の確認・忌引きの書類 | 対面で一言 |
- 自分の名前と、朝早く（夜遅く）の連絡へのお詫び
- 誰が亡くなったか（続柄）
- 今日から休みたいこと
- 今日の急ぎの仕事と、その対応のお願い
- 日程は決まり次第連絡すること
- 通夜と葬儀の日時・場所（参列を受けるか）
- 家族葬などで香典・供花・参列を辞退するか
- 休む期間と、出社する予定の日
- 忌引きの申請に必要な書類の確認
- 休みをもらったことへのお礼
- 香典や弔電をいただいた時はそのお礼
- 休み中に止まっていた仕事の確認
- 会社に出す書類（会葬礼状など）の提出
休む前に残しておきたい引き継ぎメモ
第一報のあと、少しだけ時間が取れるなら、引き継ぎのメモをメールやチャットで送っておくと安心です。
細かく書かなくても、次の4つが分かれば周りの人は動けます。
- 今日と明日の予定（会議・訪問・締め切り）
- 急ぎの仕事と、その資料の置き場所
- 取引先から連絡が来た時の返し方
- 自分に連絡がつきやすい時間帯
『休むのに仕事のことまで考えられない』という時は、上司に「急ぎの件だけ確認してもらえますか」とお願いするだけでも十分です。
第一報の例文｜電話・メール・チャットで休む連絡
第一報で大事なのは、上手な言葉より「休む」ことが伝わることです。
長く話そうとしなくて大丈夫です。
『電話口でうまく話せる自信がない』という方もいますよね。
言う内容は例文をそのまま読むつもりで、短くまとめてしまいましょう。
電話で伝える時の例文
電話は、上司に直接つながるので一番確実な方法です。
「おはようございます、〇〇です。朝早くに申し訳ありません。
昨夜、祖父が亡くなりました。本日からお休みをいただきたいのですが、よろしいでしょうか。」
「今日予定していた〇〇の件は、〇〇さんにお願いできればと思っています。
通夜と葬儀の日程は、決まり次第ご連絡します。」
実際の電話では、こんなやりとりになることが多いです。
「分かった、仕事のことは気にしなくていいから。落ち着いたら日程だけ教えて。」
「ありがとうございます。決まり次第ご連絡します。」
メールで伝える時の例文
上司が電話に出ない時や、始業前でまだ連絡がつかない時は、メールでも伝えておきましょう。
件名：本日のお休みについて（〇〇）
〇〇課長
お疲れさまです。〇〇です。
昨夜、祖母が亡くなりました。
急で申し訳ありませんが、本日よりお休みをいただけますでしょうか。
本日の〇〇の打ち合わせは、〇〇さんに資料を共有しています。
通夜と葬儀の日程は、決まり次第改めてご連絡します。
社内チャットで伝える時の例文
社内チャットでの連絡が認められている職場なら、チャットでも構いません。
用件は1つの投稿にまとめると、上司も読みやすくなります。
「おはようございます。昨夜、身内に不幸があり、本日からお休みをいただきたいです。
急ぎの〇〇の件は〇〇さんにお願いしました。日程が決まり次第、改めて連絡します。」
家族に代わりに連絡してもらってもいい？
知らせを受けてすぐ病院や実家に向かう時など、自分で連絡する余裕がないこともありますよね。
そんな時は、家族に代わりに会社へ電話してもらっても大丈夫です。
ただ、休む期間や仕事の引き継ぎは本人にしか分からないことが多いです。
落ち着いたタイミングで、自分からも上司に一言連絡を入れておきましょう。
会社への言い方で迷った時は
身内の不幸の言い方は、会社では「身内に不幸がありまして」でも伝わります。
ただ、忌引きの日数は続柄で決まることが多いので、上司には「祖父が」「義母が」と続柄まで伝えておくと手続きが早いです。
相手別の言い方は身内の不幸の言い方・伝え方｜相手別の例文、上司への伝え方は上司へ身内の不幸を伝える時にまとめています。
上司に伝えたつもりで、同じチームの人や取引先との予定をそのままにしてしまうことがあります。
第一報の時点で、今日と明日の予定だけは誰に任せるかを伝えておきましょう。
2回目の連絡で伝えること｜日程と忌引きの申請
通夜と葬儀の日程、休む期間、香典や参列を受けるかどうかが決まったら、上司にもう一度連絡します。
会社の手続きはこの2回目の連絡から動き出すことが多いです。
全葬連は、勤務先への訃報の連絡は、葬儀の日程や形式が決まってから伝えるのが一般的だと説明しています。
つまり、第一報は「休む連絡」、2回目が本来の「訃報の連絡」なんです。
件名：葬儀日程のご連絡（〇〇）
〇〇課長
お疲れさまです。〇〇です。
先ほどはお休みの件、ありがとうございました。
祖父の葬儀の日程が決まりましたのでご連絡します。
通夜：〇月〇日 〇時から
葬儀：〇月〇日 〇時から
場所：〇〇斎場
家族葬で行うため、ご香典やご参列はご遠慮いただければと思います。
〇月〇日から出社する予定です。
忌引き休暇は会社ごとに決まりが違う
『忌引きって何日休めるの？』というのは、多くの方が気になるところですよね。
実は、忌引き休暇は法律で決まった休みではありません。
厚生労働省のモデル就業規則でも、慶弔休暇は労働基準法で定めなければならないものではなく、各職場で期間を決めるよう説明されています。
有給にするか無給にするかも、会社ごとに決める形です。
| 確かめること | どこを見るか |
|---|---|
| 休める日数 | 就業規則の「慶弔休暇」「特別休暇」の項目 |
| 対象になる親族 | 同じ項目の続柄の一覧 |
| 給料が出るか | 就業規則の「休暇等の賃金」の項目 |
| 申請に必要な書類 | 人事・総務の案内（会葬礼状などを求める会社もある） |
公務員の場合の目安
国家公務員は、人事院規則で忌引きの日数が決まっています。
民間の会社の日数とは別のものですが、参考までに一部を紹介します。
| 亡くなった人 | 国家公務員の忌引きの日数（人事院規則15-14） |
|---|---|
| 配偶者・父母 | 7日 |
| 子 | 5日 |
| 祖父母・兄弟姉妹 | 3日 |
| 孫・おじ又はおば | 1日 |
祖父母やおじ・おば、配偶者の父母などは、同居していたかなどの条件で日数が長くなる決まりもあります。
葬儀のために遠くへ行く場合は、往復にかかる日数を足せる決まりもあります。
民間の会社の忌引きの考え方は身内の不幸で仕事を休む時｜忌引き休暇で詳しく書いています。
遠方で葬儀をする時の伝え方
実家が遠くて、葬儀のために移動が必要な時は、移動の日も含めて休む期間を伝えましょう。
「葬儀が〇〇県で行われるため、移動を含めて〇日までお休みをいただけますか」と言えば、上司も予定を組みやすくなります。
忌引きに移動の日を含められるかは、会社の決まりによって違います。
足りない時は、有給休暇と組み合わせられないか上司か人事に相談してみてください。
香典や参列を辞退する時の伝え方
家族葬などで職場からの香典や参列を受けない時は、2回目の連絡ではっきり伝えておきましょう。
「家族葬で行いますので、ご香典やご参列はお気持ちだけいただければと思います」と言えば、角が立ちません。
伝えておかないと、会社の慶弔規程で弔電や供花が手配されることもあります。
日程を早く決めるには葬儀社への相談から
会社への2回目の連絡が遅れる一番の理由は、葬儀の日程がなかなか決まらないことです。
日程は、葬儀社に相談して火葬場や式場の空きを確かめてから決まることがほとんどです。
夜中や休日でも電話で相談できる葬儀社を知っておくと、日程が早く決まり、会社への連絡でも慌てずにすみます。
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復帰した日のあいさつと、休み中の仕事の確認
出社した日は、上司と同じチームの人に「お休みをいただきありがとうございました」と一言伝えるだけで十分です。
長いあいさつは必要ありません。
『久しぶりに出社するのが気まずい』と感じる方もいるかもしれません。
ただ、周りの人も声のかけ方に迷っていることが多いんです。
自分から一言あいさつをすると、職場の空気も自然に戻っていきます。
上司へ「長くお休みをいただき、ありがとうございました。おかげさまで無事に葬儀を終えることができました。今日からまたよろしくお願いします。」
チームへ「お休み中はご迷惑をおかけしました。フォローしていただいてありがとうございます。」
香典や弔電をいただいた時のお礼
職場から香典や弔電をいただいた時は、復帰した日にお礼を伝えましょう。
香典返しをどうするかは、会社の慣例によって違います。
部署の有志からいただいた時は、代表の人に「皆さんにもよろしくお伝えください」と添えると丁寧です。
休み中の仕事の確認
お礼のあとは、休んでいた間の仕事を確認します。
引き継いでもらった人には、「どこまで進んでいるか」をこちらから聞きにいくと、相手も楽になります。
忌引きの申請書や会社に出す書類があれば、この日に一緒に出してしまいましょう。
- 上司とチームにお礼を伝える
- 香典や弔電のお礼を伝える
- 引き継いでもらった仕事の進み具合を聞く
- 忌引きの申請や書類を提出する
職場の人に声をかけられた時の返し方
復帰した日は、同僚から「大変だったね」と声をかけられることもあります。
そんな時は、無理に話を広げなくて大丈夫です。
「ありがとうございます。おかげさまで無事に終わりました」
「何かあったら言ってね」
「ありがとうございます、助かります」
このくらいの短いやりとりで、気持ちは十分に伝わります。
よくある相談｜知恵袋で多い会社への連絡の悩み
Yahoo!知恵袋には、身内の不幸の会社への連絡について多くの相談が寄せられています。
閲覧の多い相談から3つを選んで、要点をまとめて答えますね。
相談1「育休中に身内の不幸があった。会社に連絡するべき？」
育児休業中に家族が亡くなった時、会社に知らせるべきか迷う、という相談です。
育休中は出勤しないので、休みのお願いは必要ありません。
ただ、会社によっては休業中でも慶弔の手続きや弔電の手配があるので、上司か人事に「身内に不幸がありました」と一報を入れておくと安心です。
復帰の予定に影響がなければ、その旨も添えておきましょう。
相談2「父が亡くなった直後で、会社にどこまで話せばいい？」
家族が亡くなった連絡を受けて、会社に何をどこまで伝えればいいか分からない、という相談です。
第一報で伝えるのは「誰が亡くなったか」と「休むこと」だけで十分です。
葬儀の日程や休む期間は、決まってから改めて伝えれば大丈夫です。
亡くなった理由などは、聞かれても言わなくて構いません。
相談3「義理の親が亡くなった。職場に報告すべき？」
配偶者の親が亡くなった時に、職場に報告するべきか迷う、という相談です。
葬儀などで休む時は、職場への報告が必要です。
配偶者の父母は、多くの会社で忌引きの対象に入っているので、就業規則を見てみてください。
上司には「妻の母が」「義母が」と、誰から見た続柄かがはっきり分かる言い方で伝えましょう。
よくある質問
身内の不幸の会社への連絡は、メールだけで済ませてもいいですか？
上司と連絡がつかない時は、まずメールで伝えても大丈夫です。あとで電話がつながった時に、一言添えると丁寧です。社内チャットでの連絡が認められている職場なら、チャットでも構いません。
会社には「身内の不幸」とだけ言って、続柄を言わなくてもいいですか？
休みの連絡だけなら「身内に不幸がありまして」でも伝わります。ただ、忌引きの申請では続柄を聞かれることが多いので、上司や人事には続柄まで伝えておくと手続きが早く進みます。
職場の同僚全員に知らせるべきですか？
自分で全員に知らせる必要はありません。上司に伝えれば、必要な範囲に共有してもらえることが多いです。同じチームの人には、仕事の引き継ぎのために一言伝えておきましょう。
身内の不幸の職場への連絡は、何時ごろまでにすればいいですか？
始業時間より前に伝えられれば、職場も一日の段取りを組み直せます。夜中に亡くなった場合は、無理に夜中に連絡せず、朝の始業前に伝えれば大丈夫です。
会社に亡くなった理由を聞かれたら答えなければいけませんか？
答えなくて大丈夫です。「急なことでしたので」と返せば十分です。
まとめ
- 身内の不幸の会社への連絡は、まず直属の上司に「休む」と伝える
- 連絡は第一報・詳細の連絡・復帰のあいさつの3回に分けると迷わない
- 葬儀の日程や香典の辞退は、決まってから2回目の連絡で伝える
- 忌引き休暇は会社ごとに決まりが違うので、就業規則を確かめる
- 復帰した日はお礼を一言伝え、休み中の仕事を確認する
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