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家族が亡くなって、上司にどう連絡すればいいか迷っている方も多いはずです。
心からお悔やみ申し上げます。
結論から言うと、身内の不幸を上司に伝える時は、勤務中なら電話、夜中ならメールかチャット、と時間帯で手段を決めてしまうのが一番楽です。
伝える中身は「誰が亡くなったか」と「休みたい」の2つだけで大丈夫です。
この記事では、時間帯ごとの連絡手段の早見表と、そのまま使える例文を紹介していきますね。
上司への身内の不幸の連絡は「最初の一報」だけでいい
上司への最初の連絡では、続柄と「休みたい」ことだけ伝えれば十分です。
葬儀の日程や忌引きの手続きは、決まってから改めて伝えましょう。
『ちゃんと説明しないと失礼かな』と思ってしまいますよね。
ただ、亡くなった直後は葬儀の日程も決まっていないことがほとんどです。
上司も、まずは「今日から休むかどうか」が分かれば、仕事の段取りを組み直せます。
上司に伝えることは2つ
| 伝えること | 例 |
|---|---|
| 誰が亡くなったか（続柄） | 「昨夜、祖父が亡くなりました」 |
| 休みたいこと | 「本日からお休みをいただけますか」 |
余裕があれば、今日の急ぎの仕事と、日程が決まったら連絡することを一言添えます。
亡くなった理由まで話す必要はありません。
続柄は「誰から見て」が分かる言い方で
続柄を伝える時は、誰から見た関係なのかがはっきり分かる言い方にしましょう。
例えば配偶者の父が亡くなった時に「父が」とだけ言うと、自分の父だと受け取られることがあります。
「義父が」「妻の父が」と言えば、上司も忌引きの手続きを考えやすくなります。
- 自分の祖父母：「祖父が」「祖母が」
- 配偶者の親：「義父が」「夫の母が」
- 自分のおじ・おば：「叔父が」「伯母が」
- 少し遠い親戚：「親戚が」「身内が」
会社への連絡全体の流れは身内の不幸を会社・職場へ連絡する方法で詳しく書いています。
時間帯×手段の早見表で、上司への最初の連絡を決める
上司への連絡手段は、知らせを受けた時間帯で決めると迷いません。
相手が電話に出られる時間なら電話、出られない時間ならメールやチャットで先に伝えます。
『夜中に電話するのは迷惑だし、メールだと失礼かも』と、手段で迷う方は多いです。
そこで、時間帯と手段の組み合わせを早見表にしてみました。
| 知らせを受けた時間帯 | 最初の連絡 | そのあとの連絡 |
|---|---|---|
| 勤務中 | その場で口頭か電話 | 日程が決まったらメール |
| 平日の夜 | メールかチャット | 翌朝の始業前に電話 |
| 夜中・早朝 | メールかチャット（電話は控える） | 始業前に電話 |
| 休日 | メールかチャット | 翌営業日の朝に電話 |
| 始業直前 | 電話（出なければ留守電とメール） | 日程が決まったらメール |
勤務中に知らせを受けた時
勤務中に家族から連絡が来た時は、まずその場で上司に声をかけましょう。
「すみません、今家族から連絡があって、祖母が亡くなったそうです。今日はこれで早退させていただけますか」
「分かった、すぐ行って。仕事はこっちで引き取るから」
このくらいの短いやりとりで大丈夫です。
上司が席を外している時は、チャットで一言残してから向かい、移動中か到着後に電話を入れましょう。
出張中や外出先で知らせを受けた時
出張中や取引先に向かう途中で知らせを受けることもあります。
その時は、まず上司に電話で事情を伝え、今日の予定をどうするか相談しましょう。
「取引先との打ち合わせだけ終えてから向かう」「すぐに戻る」など、どちらがいいかは状況によって違います。
一人で決めずに上司に任せてしまう方が、気持ちも楽になります。
電話が向いている時
始業前や勤務中など、上司が電話に出られる時間なら電話が一番確実です。
声で直接伝えられるので、上司もその場で「仕事は気にしなくていい」と返せます。
メール・チャットが向いている時
夜中や早朝、休日は、電話で起こしてしまうより、メールやチャットで先に伝えておく方が親切です。
社内チャットでの連絡が認められている職場なら、チャットでも失礼にはなりません。
夜中や休日の連絡の仕方は急な身内の不幸｜当日・土日・夜中の職場への連絡でも詳しく書いています。
夜中にメールを送っただけで、上司が朝まで気づかないことがあります。
メールやチャットで先に伝えた時も、始業前に電話で一言添えておきましょう。
上司への伝え方の例文｜電話・LINE・メール
気持ちが落ち着かない時は、例文をそのまま読むつもりで使って大丈夫です。
言葉の上手さより、休むことが伝わるのが一番です。
電話の例文
「おはようございます、〇〇です。朝早くに申し訳ありません。
昨夜、父が亡くなりました。本日からお休みをいただきたいのですが、よろしいでしょうか。」
「今日の〇〇の件は、〇〇さんにお願いしています。日程が決まり次第ご連絡します。」
上司とのやりとりは、こんな形になることが多いです。
「分かった。仕事のことは気にしないで。何日くらい休めそう？」
「まだ日程が決まっていないので、決まり次第ご連絡します。」
留守番電話の例文
始業前に電話をしても、上司が出られないこともありますよね。
その時は、留守番電話に短く用件を残しておきましょう。
「〇〇です。朝早くに失礼します。昨夜、祖父が亡くなり、本日はお休みをいただきたくお電話しました。
のちほど改めてお電話します。」
留守番電話に残したあとは、同じ内容をメールやチャットでも送っておくと、確実に伝わります。
LINE・チャットの例文
LINEやチャットは、用件を1つの投稿にまとめると読みやすくなります。
「夜分に失礼します。〇〇です。先ほど祖母が亡くなりました。
急で申し訳ありませんが、明日からお休みをいただけますでしょうか。
明朝改めてお電話します。」
メールの例文
件名：お休みのお願い（〇〇）
〇〇部長
お疲れさまです。〇〇です。
本日、義母が亡くなりました。
急で申し訳ありませんが、明日からお休みをいただけますでしょうか。
通夜と葬儀の日程は、決まり次第改めてご連絡します。
上司への連絡で言い換えたい言葉
普段のビジネスメールで使う言葉の中には、お悔やみの場面では避けた方がいいとされるものがあります。
- 「追ってご連絡します」は「改めてご連絡します」に
- 「重ね重ね申し訳ありません」は「大変申し訳ありません」に
- 「たびたびすみません」は「何度も申し訳ありません」に
不幸が重なることを連想させる言葉を避ける慣習によるものです。
とはいえ、言葉選びに時間をかけて連絡が遅れるより、早く伝わることの方が大事です。
続柄の言い方や、相手別の言い回しは身内の不幸の言い方・伝え方にまとめています。
日程が決まったら2回目の連絡を
葬儀の日程が決まったら、上司にもう一度、休む期間と出社する予定の日を伝えます。
家族葬で香典や参列を辞退する時も、このタイミングで伝えておきましょう。
「お疲れさまです。〇〇です。祖父の葬儀の日程が決まりましたのでご連絡します。
通夜は〇日、葬儀は〇日です。家族葬のため、ご香典やご参列はお気持ちだけいただければと思います。
〇日から出社する予定です。」
忌引きで何日休めるかは会社の就業規則で決まっているので、身内の不幸で仕事を休む時｜忌引き休暇も見てみてください。
実は、上司への2回目の連絡が遅れる一番の理由は、葬儀の日程がなかなか決まらないことなんです。
夜中や休日でも電話で相談できる葬儀社を知っておくと、日程が早く決まり、上司への連絡でも慌てずにすみます。
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上司の身内に不幸があった時はどうする？
上司の身内に不幸があった時は、お悔やみを短く伝え、仕事の面で支えるのが一番の気づかいです。
反対に、上司の身内に不幸があったと聞いて、どう声をかければいいか迷う方もいますよね。
全日本冠婚葬祭互助協会（全互協）は、お悔やみはなるべく短く簡潔に、と説明しています。
- 連絡を受けたら「承知しました。こちらのことはお任せください」と返す
- 上司の急ぎの仕事を確認し、チームで分担する
- 香典や参列は、部署でまとめるか会社の決まりを確かめる
- 出社された日は、短くお悔やみを伝える
メールで連絡が来た時は、次のような返信で十分です。
「ご連絡ありがとうございます。心よりお悔やみ申し上げます。
〇〇の件は私の方で進めておきますので、どうぞご家族とのお時間を大切になさってください。」
LINEで休みの連絡が来た時は、「承知しました。お悔やみ申し上げます。仕事のことはご心配なさらないでください」くらいの返信で十分です。
上司の身内の葬儀に香典を出す時
上司の身内の葬儀に香典を出す時は、部署でまとめるか個人で出すかで迷いますよね。
会社や部署で慶弔の決まりがあることも多いので、まずは先輩や総務に確かめてみてください。
家族葬で香典を辞退されている時は、無理に渡さないのがマナーです。
出社された日にかける言葉は友達・同僚・上司の身内の不幸にかける言葉で詳しく書いています。
よくある相談｜知恵袋で多い上司への連絡の悩み
Yahoo!知恵袋には、身内の不幸の上司への連絡について多くの相談が寄せられています。
閲覧の多い相談から3つを選んで、要点をまとめて答えますね。
相談1「上司に休まれたら困ると言われた」
身内の不幸で休みたいと伝えたら、上司から休まれると困ると言われた、という相談です。
忌引き休暇は法律で決まった休みではなく、会社が就業規則で決める休みです。
まずは就業規則の慶弔休暇の項目を見て、決まりがあればそれを伝えて相談してみてください。
上司と話がまとまらない時は、人事や総務に相談する方法もあります。
忌引きの決まりがない会社でも、有給休暇を使えないか相談してみる方法もあります。
相談2「始業前に社用携帯のショートメールで連絡してもいい？」
始業前に上司へ連絡したいけれど、ショートメールで伝えてもいいか迷う、という相談です。
始業前で電話がつながらない時は、ショートメールで先に伝えても大丈夫です。
ただ、メールだと気づかれないこともあるので、始業時間を過ぎたら電話でも一言伝えておきましょう。
相談3「上司から休みの連絡がLINEで来た。どう返す？」
上司から「祖父が亡くなったので休みます」とLINEが来て、返信に迷う、という相談です。
返信は短くて大丈夫です。
「承知しました。心よりお悔やみ申し上げます。こちらのことはお任せください」のように、お悔やみと仕事の安心を伝えましょう。
亡くなった時の様子を聞くのは控えます。
よくある質問
身内の不幸を上司に連絡する時、LINEだけで済ませてもいいですか？
普段からLINEで仕事の連絡をしている上司なら、LINEで先に伝えても大丈夫です。始業時間を過ぎたら、電話で一言添えると丁寧です。
上司と人事、どちらに先に連絡すればいいですか？
まずは直属の上司に連絡します。人事への忌引きの申請は、上司に相談してから進めると行き違いがありません。
身内の不幸の上司への連絡で、休む日数まで最初に言うべきですか？
最初の連絡では、まだ日程が決まっていないことが多いので「決まり次第ご連絡します」で大丈夫です。休む期間は、葬儀の日程が決まってから改めて伝えましょう。
上司に亡くなった理由を聞かれたら答えるべきですか？
答えなくて大丈夫です。「急なことでしたので」と返せば十分です。
まとめ
- 上司への最初の連絡は、続柄と「休みたい」だけで十分
- 勤務中や始業前は電話、夜中や休日はメールかチャットで先に伝える
- メールで伝えた時も、始業前に電話で一言添える
- 葬儀の日程が決まったら、休む期間を2回目の連絡で伝える
- 上司の身内に不幸があった時は、短いお悔やみと仕事の分担で支える
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